Automatización
del flujo
de trabajo
en unidades
de información
(Workflow
automation in information organizations)
José R. Hilera González*, José A. Gutiérrez de Mesa*, Mª Luisa Conde Villaverde+
*
Departamento de Ciencias de la Computación
Facultad de Ciencias de la
Documentación
Universidad de Alcalá
Alcalá de Henares (España)
E-mail: ccjrhg,ccjagm@cc.alcala.es
Web: www.cc.alcala.es
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General de la Administración
Secretaría de Estado de Cultura
Ministerio de Educación y Cultura
Alcalá de Henares (España)
Resumen
Se analiza la posibilidad de utilizar sistemas de gestión de flujo de trabajo (Workflow Management Systems) en unidades de información, como archivos o bibliotecas, para automatizar el trabajo de
las mismas. También se presenta una herramienta desarrollada por el Grupo de Investigación en Ingeniería de la Información y de la
Documentación de la Universidad de Alcalá, que permite el diseño de flujos
de trabajo en forma de flujogramas y su ejecución*.
Palabras claves:
Gestión documental,
Groupware, Internet,
Intranet, Workflow.
Abstract
The utility of workflow
management systems in information organizations, like libraries or archives, in order to automate their activities is outlined. Also, a tool created by the Information and Documentation Engineering Research Group from University of Alcalá to design and execute workflow models is described.
Keywords: Document Management, Groupware, Internet,
Intranet, Workflow.
1.
Introducción
La tecnología de automatización de
flujos de trabajo (workflow) está permitiendo a las
organizaciones lograr una mejor coordinación entre todos los sujetos implicados
en las diferentes tareas llevadas a cabo en el seno del trabajo corporativo.
Los sistemas de workflow permiten definir, ejecutar y
gestionar los procesos y tareas que constituyen un trabajo en base a unas
reglas.
Las unidades de información, como bibliotecas, archivos, o centros de información o documentación, son
organizaciones cuyo trabajo puede ser automatizado utilizando esta tecnología,
tanto en lo que se refiere al servicio de información que prestan a los
usuarios como a las actividades de gestión de la propia unidad. En estas unidades, el responsable podría utilizar
una herramienta de este tipo para, por ejemplo, establecer que, cuando un
documentalista registre la llegada de un nuevo documento a la unidad, se genere
automáticamente un mensaje por correo electrónico a todos los usuarios
interesados en el tema sobre el que trate dicho documento y, si éste ha sido
digitalizado, una copia del mismo. Otro posible aspecto susceptible de
automatización sería la generación automática de avisos a los usuarios que
tienen pendiente la devolución de un documento prestado. Estas y otras tareas
pueden ser diseñadas como parte del flujo de trabajo de la unidad, para que se
realicen de forma automática, aunque siempre con la posibilidad de ser
supervisadas por quien decida el responsable de la misma.
2.
Los sistemas de gestión de flujo de trabajo
Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (en inglés, workflow management systems), forman parte de lo que actualmente se
conoce como groupware, término que habitualmente se
utiliza para referirse a las “herramientas informáticas con las que las personas pueden trabajar juntas en un marco colectivo de
comunicación, colaboración y coordinación” (Lotus, 1995). Según esta definición, el groupware debe
proporcionar funciones de comunicación, colaboración y coordinación entre los
integrantes de un grupo de trabajo. El soporte tecnológico de estas funciones
lo constituyen las aplicaciones informáticas de mensajería electrónica, los sistemas de gestión de bases de datos documentales
compartidas y los sistemas de flujo de trabajo, respectivamente (Martínez e Hilera, 1997).
El correo electrónico constituye
el almacén y el medio de transporte e intercambio de documentos electrónicos
entre los integrantes de un grupo de trabajo, garantizando la comunicación o
transmisión del conocimiento de forma interpersonal. La colaboración es posible mediante la utilización
de bases de datos documentales compartidas que registran el conocimiento y la experiencia de los miembros del grupo. Por otra parte, la función de coordinación es la que integra la
comunicación y la colaboración en una infraestructura global que permite la
automatización de los flujos de trabajo en el seno del grupo.
Un sistema de gestión de flujo de trabajo o workflow es “aquel que permite definir, ejecutar y gestionar
procesos y tareas (unidades de trabajo) en base a unas reglas” (ESTROFA, 1996). Lo que se pretende, en definitiva, al incorporar
esta funcionalidad al groupware es permitir a las
organizaciones tener control e incrementar la eficiencia de los flujos de trabajo que soportan sus negocios o actividades. Con este tipo de sistemas se modela la evolución temporal prevista en la realización
de un trabajo (por ejemplo, el procedimiento de ingreso de fondos documentales o el préstamo de documentos en una biblioteca o un archivo), contemplando, tanto las tareas que se deben
ejecutar, como la secuencia de ejecución y el personal encargado de llevarlas a
cabo. De esta forma, si se dispone de un entorno informático apropiado, se
podría realizar el trabajo controlando en cada momento que se cumple el esquema
previsto o adaptándolo de forma dinámica a los imprevistos que puedan surgir.
Los
sistemas de workflow se componen, normalmente, de tres subsistemas claramente diferenciados: un subsistema de modelado que debe permitir el diseño gráfico, en forma de flujogramas, de “flujos de
trabajo”; un subsistema de administración y supervisión, para el control de la
situación de cada una de las actividades del trabajo en curso, pendiente o ya
realizado; y un subsistema de ejecución, que incluye una interfaz que puede adaptarse al perfil de cada usuario y un
“motor de workflow” (workflow engine), software encargado de la ejecución de propio flujo de trabajo a partir de los modelos de diseño
y de garantizar la integración de todas las aplicaciones implicadas en éste y en el resto
de subsistemas.
En el
Departamento de Ciencias de la Computación de la Universidad de Alcalá, el
Grupo de Investigación en Ingeniería de la Información y de la Documentación
está desarrollando un
entorno informático
para el desarrollo de Sistemas de Información Documental, denominada ToolCADE, cuya primera versión estará
disponible a finales de 1999, que incluye precisamente facilidades para el diseño y gestión de workflows (figura 1). Esta herramienta se describe en
el siguiente apartado.
3.
El entorno ToolCADE
ToolCADE es un entorno para el diseño y
construcción de sistemas de información documental. Cuando se desarrollan sistemas de este
tipo, además del diseño
de la estructura de la Base de Datos Documental donde se almacerán los
documentos gestionados por el sistema, también se debe diseñar el aspecto dinámico de la documentación, por ejemplo, modelando los flujos de trabajo que serán automatizados por el
sistema y en los que estarán implicados los
documentos.
Por esta razón, ToolCADE dispone de un módulo de workflow que permite diseñar flujos de trabajo y también su ejecución, controlando en cada momento que se cumple el
esquema previsto, o adaptándolo de forma dinámica a los imprevistos que puedan
surgir. La técnica utilizada en ToolCADE para modelar gráficamente los flujos de trabajo se basa principalmente en las recomendaciones de la
Workflow Management Coalition (Lawrence, 1997) y de autores como Ellis y Nutt (1996). Los símbolos que se pueden utilizar para componer
flujogramas son los que se muestran en la figura 2. Su significado es el siguiente:
·
Proceso:
También denominado
“proceso de negocio”, consiste en un conjunto de tareas ordenadas en
base a determinadas condiciones o reglas. Un proceso puede descomponerse en
subprocesos si su complejidad así lo aconseja.
·
Actividad
o tarea: Unidad mínima de trabajo que, combinada
con otras tareas, constituye un proceso.
·
Sujeto
o rol:
Persona o grupo de personas que es responsable de la ejecución de una tarea.
·
Flujo:
Relación de secuencia entre tareas o procesos.
·
Punto
de decisión: Cuando existe este símbolo entre dos o más tareas, la transición a una u otra está condicionada a que se
satisfaga una determinada regla.
·
Punto
de sincronización: Regla de transición que exige la finalización de un conjunto
de tareas para que comience a ejecutarse otra. Puede asociarse una expresión booleana para indicar la condición
de finalización de las tareas precedentes, mediante los operadores
tradicionales de conjunción (&), disyunción (|) y negación (Ø). Por defecto, se asume que todas las
tareas anteriores deben haber finalizado para que comience la siguiente. Si no se representa el símbolo en forma
de triángulo invertido, se asumirá que la condición es que haya finalizado al
menos una de las tareas.
·
Paralelismo:
Regla de transición que establece que, cuando finaliza un tarea, comienza la ejecución simultánea de las siguientes.
·
Banda:
Grupo de acciones o tareas bajo la responsabilidad de un mismo sujeto. Esta
división del diagrama permite a cada sujeto que participa identificar
fácilmente el trabajo que tiene asignado.
·
Documento:
Objeto documental implicado en
un proceso o tarea.
Utilizando estos símbolos se
pueden diseñar workflows
en forma de flujogramas
en los que se establezcan las condiciones de encadenamiento y los sujetos que llevarán a cabo cada una de las tareas en que se
descompone el trabajo a realizar. Además la herramienta ToolCADE
también permite “ejecutar” el diagrama para dirigir a los sujetos en la realización del trabajo que
tienen encomendado.
Los sistemas de gestión de workflow son especialmente adecuados para
organizaciones cuyos procesos de gestión pueden definirse a través de un flujo de actividades que normalmente
siempre se cumplirá. Un tipo
organizaciones que reúnen estas condiciones son las unidades de información, como bibliotecas o archivos, donde normalmente existen procedimientos o protocolos de actuación para cada una de las
operaciones a realizar en las mismas. Por ejemplo, en España, en el Archivo General de la Administración Pública, que gestiona fondos documentales de carácter público, generados
por las administraciones del Estado (ministerios, juzgados, etc.) o por empresas e instituciones
con participación
estatal, y también fondos de carácter privado,
producidos por personas físicas o jurídicas, se han establecido diferentes procedimientos
relacionados con el trabajo que ha de llevarse a cabo en el Archivo, como puede
ser el ingreso de nuevos fondos o el préstamo de originales y copias compulsadas. Así, por ejemplo, el procedimiento de actuación establecido por esta institución para el préstamo y copias es el que se indica a continuación.
PROCEDIMIENTO
DE PRESTAMO DE ORIGINALES Y COPIAS
Los
archivos que han transferido su documentación al Archivo General de la Administración Pública (A.G.A.) pueden necesitar recuperar algún original o una copia compulsada
como antecedente para resolver algún asunto. En este caso el procedimiento a
seguir será el
siguiente:
1.
El organismo en
cuestión solicita por escrito los
documentos que necesita, especificando , en su caso, las razones que justifican la demanda de originales. De lo contrario, se
asumirá que se enviarán
copias.
2.
Este escrito,
cuando llega al A.G.A., se registra en el Registro General de Entrada de
Correspondencia.
3.
Se envía a la
Sección de Relaciones con las Administraciones Públicas, encargada de tramitar los préstamos y
hacer las correspondientes búsquedas.
4.
Se consulta la
Base de Datos de Préstamos, por si ya estuviese prestado y sin devolver.
5.
Si es así, se
elabora un escrito comunicándoselo al organismo. Este escrito pasará por el
Registro General de Salida de Correspondencia.
6.
Si, por el
contrario, no está
prestado, se rellena el impreso de búsqueda, que será entregado al equipo
correspondiente que lo dará de alta en su base de datos.
7.
Una vez
localizado, se introduce el resto de los datos en la base de búsquedas y se devuelve al Jefe de Sección para que ordene
que se fotocopien y compulsen los documentos (en el
caso de que la búsqueda haya dado resultado positivo), a los que acompañará un
oficio de remisión que
será registrado de salida.
8.
En caso de que
la búsqueda tenga resultado negativo, se redacta un escrito comunicándoselo al
organismo que lo solicitó. Este escrito pasa a la firma de la Dirección del Archivo y se registra de
salida.
9.
Cuando finaliza
la utilización de los documentos prestados (cuando se trata de originales, pues las copias no se devuelven), el organismo avisa
telefónicamente para
que el coche de incidencias pase a recogerlos.
10. Los documentos vuelven al A.G.A. acompañados de un
oficio de remisión que es registrado de entrada.
11. Pasan a la Sección de Relaciones con las Administraciones Públicas.
12. Se actualiza la base de datos de préstamos con la
devolución
13. Se incorporan los documentos a su unidad de
instalación.
Este
y otros procedimientos puede automatizarse utilizando un sistema de workflow.
En primer lugar habría
que diseñar/modelar el correspondiente flujo de
trabajo en forma de flujograma y después ordenar su ejecución. Si se utilizase
la herramienta ToolCADE para ello, un posible modelo de workflow podría ser el que se muestra en la figura 3. Para simplificar el
diagrama no se ha considerado la parte de préstamo de originales, únicamente la
gestión de copias compulsadas.
La
ejecución de este
modelo de worflow facilitará, a los sujetos implicados en el flujo de trabajo, la realización de las actividades asignadas a cada
uno de ellos, y a los
responsables de la unidad de información, el
seguimiento y control de la evolución e este trabajo. Así, por ejemplo, en el caso de la tarea “Registrar solicitud”, cuando el personal del “Registro de Entrada” selecciona esta tarea del flujograma, puede acceder a una ventana como la que aparece en la figura 4, donde se describe las operaciones que ha de
realizar para llevarla a cabo. Además, se puede ejecutar desde el diagrama los programas que
se han establecido para
ello, en este caso, un programa para la digitalización del impreso de solicitud de copias de
documentos del Archivo,
otro para registrarlo de entrada, y un tercer programa para el envío de la información correspondiente al
personal del “Servicio de Relaciones con las Administraciones” encargado de tramitar la solicitud (figura 5).
Cuando se ejecuta una tarea como ésta se produce una variación en su estado, pudiendo permanecer en la situación de “en espera”, si todavía no ha
finalizado
completamente, o pasar al estado de “cancelada” o “ejecutada” (figura 6), lo cual puede servir para el control y seguimiento del desarrollo del flujo de trabajo. Además de controlar el trabajo a
través del flujograma,
también existe la posibilidad de que
los sujetos no tengan
acceso al diagrama, si se ha creado una interfaz de usuario adecuada,
restringiendo su acceso a los responsables de la unidad de información.
El
hecho de que, en general, la actividad de las unidades de información pueda
definirse completamente a través de uno o varios flujos de trabajo, hace que la
automatización del funcionamiento de estas organizaciones pueda llevarse a cabo
fácilmente utilizando
sistemas de gestión de workflow.
En
España, la importancia que desde hace tiempo se concede a estos sistemas se ha puesto de manifiesto por la publicación, en 1996, por parte
del Ministerio para las
Administraciones Públicas,
de un conjunto de
Especificaciones para el Tratamiento de Flujos Automatizados, denominado ESTROFA, que establece los requisitos mínimos que deben cumplir los productos
informáticos de gestión de flujos de trabajo candidatos a la homologación
ESTROFA, necesaria para que puedan ser utilizados en los diferentes organismos de la Administración Pública, entre los que se encuentran, por supuesto, las unidades de información, como bibliotecas, archivos o centros de documentación. Su utilización en este ámbito empieza a ser ya una realidad, y
en los próximos años se producirá la implantación generalizada de este tipo de sistemas, con un soporte tecnológico basado en Intranet o
Internet, en las unidades de información para la automatización de los dos flujos de trabajo fundamentales de
estas unidades: la
gestión de las relaciones de la unidad con los usuarios, y su propia gestión económica y administrativa.
Bibliografía
Ellis, C. y Nutt, G. (1996): The
Modelling and Analysis of Coordination Systems. Boulder (USA), University of Colorado, Departament of Computer
Science, 1996.
ESTROFA (1996): Especificaciones
para el Tratamiento de Flujos Automatizados (ESTROFA). Madrid, Ministerio
para las Administraciones Públicas, Consejo Superior de Informática, 1996.
Lawrence, P. (1986): Workflow Handbook. Chichester (UK), John Wiley & Sons, 1997.
Lotus (1995): Biblia del trabajo en grupo. Cambridge (USA), Lotus Development Corporation,
1995.
Martínez, J.M. e Hilera, J.R. (1997): “Los sistemas de gestión documental en el
ámbito del trabajo corporativo”, Revista
General de Información y Documentación, vol. 7, 2 (1997), 237-255.
Figura 1. Módulo
de workflow en el entorno ToolCADE
Figura 2. Símbolos utilizados en un flujograma
Figura 3. Ejemplo de flujograma
Figura 4. Descripción de una tarea en ToolCADE
Figura 5. Programas asociados a una tarea
Figura 6. Posibles estados de una tarea
* Este trabajo ha sido financiado parcialmente por la Universidad de Alcalá (proyecto de investigación E014/99).